文章を書いてドキュメントを制作する上で使うのがマイクロソフトワードなどだと思います。実際、Windowsにはオフィスをインストールしてワード、エクセル、パワーポイントを使っている人も多いです。
しかし、現在はクラウド時代。
クラウドでの共有、保存の上一番便利なのはGoogleドキュメントです。
マイクロソフトでもクラウドを使うことも可能ですが、有料になりあまり普及している使い方ではないので、今回はワードの代替「Googleドキュメント」の使い方と基本的な操作方法、使いたい裏技をご紹介します。
この記事を読むとGoogleドキュメントが使えるようになります。
Wordの代替品「Googleドキュメント」の使い方
チームと共有して使う
Googleドキュメントは書類がクラウド上に保存されているため、簡単にチームと共有することができます。Wordの場合書類は自分のパソコン内に保存されますが、（OneDriveを使っていない場合）Googleドキュメントは無料アカウントでも全てクラウドに保存されます。
その為チームとの共有も容易で、共有したい相手のメールアドレスを入力するだけで共有ができます。共有相手の権限も選ぶことができ、閲覧のみ、コメントのみ、編集可能などと分けることができます。
公開してシェアする
共有方法は相手のメールアドレスのみではありません。前述の通り、Googleドキュメントはクラウドに保存されている為、公開してURLで共有することも可能です。
共有の一般的なアクセスより、「制限付き」と言う所をクリックし、「リンクを知っている全員」に変更します。リンクをコピーして送信すれば誰でも閲覧、編集できるようになります。
テンプレート機能
Googleドキュメントにはテンプレート機能が用意されています。プロジェクト提案やパンフレット、履歴書などのテンプレートが用意されている為、一から自分で作る必要がなく、テンプレートを利用して書類を作成する事で時短にもなります。
便利なアドオン
Googleドキュメントには豊富なアドオンと言うプラグインが用意されています。拡張機能にあたるアドオンではサードパーティーが作成した便利機能を使うことができます。
生成AIやフローチャートの挿入、画像化などの拡張機能が用意されているので、プロジェクトの目的にあった機能を選択して有効化することが可能となっています。
自動保存で保存し忘れの心配は無用！
Googleドキュメントは自動で保存されます。
Wordで保存し忘れてやり直し！途中で充電切れてまた書き直し、などの心配がありません。高頻度で自動的に更新され、またドキュメントを閉じる際も自動で更新されます。
保存忘れの心配はなし！二度手間を防ぐことができます。
PDF・Wordファイルにも転換できる
Googleドキュメントはダウンロード機能が備わっています。相手から「Wordで送ってほしい」や「PDFで納付」と指定されている際もGoogleドキュメントで作成してダウンロードして送付することも可能です。
多くのフォーマットに対応しているので、自分はGoogleドキュメントで便利に書類作成、ダウンロードして送付というフローも可能です。
相手がGoogleドキュメントを使っていなくても気にしなくても大丈夫というのもGoogleドキュメントの特徴の一つです。
クラウドに保存されるGoogleドキュメントを使って作業を効率化しよう
クラウドに自動的に保存されるGoogleドキュメントはとても便利です。
自動で保存され共有も簡単。様々な共有方法に対応しています。
この記事を読んだあなたはGoogleドキュメントが使えます。
Googleアカウントさえあれば誰でも無料で使えるGoogleドキュメント。コメントや提案機能、アドオン機能など便利な機能も勢揃い。
Wordと大差なく使うことができるので、Wordを使ったことがある方でしたら誰でも操作できます。
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